Perustelut
Kuntalain 122 §:n mukaan valtuusto valitsee hallinnon ja talouden tarkastamista varten tilintarkastusyhteisön. Yhteisön on määrättävä vastuunalaiseksi tilintarkastajaksi JHT-tilintarkastaja. Tilintarkastaja toimii tehtävässään virkavastuulla. Tilintarkastusyhteisö voidaan valita enintään kuuden tilikauden hallinnon ja talouden tarkastamista varten.
Nyt voimassa olevan tilintarkastussopimuksen mukaan viimeinen tarkastettava tilikausi on kuluva vuosi. Nykyistä sopimusta ei ole kuntalain mukaan enää mahdollista jatkaa, koska tilikausien enimmäismäärä täyttyy kuluvan 2018 tilikauden tarkastuksen valmistuttua.
Kuntalain 121 §:n mukaan tarkastuslautakunnan tehtävänä on mm. valmistella valtuuston päätettävät hallinnon ja talouden tarkastusta koskevat asiat sekä huolehtia kunnan ja sen tytäryhteisöjen tarkastuksen yhteensovittamisesta.
Porin kaupungin konserniohjeen 12 luvun mukaan kaupunkikonsernissa tilintarkastuspalvelujen koordinointi ja kilpailutus järjestetään keskitetysti tarkastuslautakunnan toimesta. Kuntalain 122 §:n mukaan kaupungin tytäryhteisön tilintarkastajaksi on valittava kaupungin tilintarkastusyhteisö, jollei tästä poikkeamiseen ole perusteltua tarkastuksen järjestämiseen liittyvää syytä. Kun tilintarkastajaksi valitaan tilintarkastuslain mukainen tilintarkastusyhteisö, ei varatilintarkastajaa tarvitse valita. Tytäryhtiöiden on saatettava yhtiöjärjestyksensä vastaamaan tätä määräystä.
Kaupunginhallitus nimeää tilintarkastajaehdokkaan kaupungin tytäryhteisöihin ja yhtiökokous valitsee tilintarkastajan. Kaupunginhallitus antaa yhtiökokousedustajalle ohjeen tilintarkastajien valinnasta. Kaupunkikonsernin tilintarkastus kilpailutetaan Porin Kaupungin toimesta. Tarkastuslautakunta huolehtii kaupungin ja sen tytäryhtiöiden tilintarkastuksen yhteensovittamisesta.
Porin kaupunginvaltuusto on kokouksessaan 14.5.2018 56 §:ssä tarkastuslautakunnan ehdotuksesta päättänyt, että seuraava tilintarkastusyhteisön toimikausi on 2019-2022 sisältäen option vuosille 2023-2024.
Tarkastuslautakunta päätti 25.9.2018 100 §:n mukaan julkaista tilintarkastusta koskevan tarjouspyynnön työ- ja elinkeinoministeriön ylläpitämässä sähköisessä julkisten hankintojen HILMA-ilmoituskanavassa. Tilintarkastuspalveluiden hankinta ylittää hankintalaissa tarkoitetun EU-kynnysarvon, minkä vuoksi kilpailutuksessa on noudatettava hankintalakia.
Tarjouspyyntö koskee Porin kaupungin lakisääteistä hallinnon ja talouden tilintarkastuspalveluja sekä tytäryhteisöjen tilintarkastuspalveluja.
Hankinta käsittää:
- Porin kaupungin hallinnon ja talouden tarkastuksen tilivuosina 2019-2022 kuntalain 122 ja 123 §:n mukaan
- Porin kaupungin tytäryhteisöjen tilintarkastuksen tilivuosina 2019-2022
- EU-hankkeiden edellyttämät tilintarkastajan varmenukset.
Lisäksi hankintaan sisältyy seuraavat optiomahdollisuudet:
- optio 1: kahden (2) vuoden optiokausi
- optio 2: Mahdolliset pienimuotoiset lisätoimeksiannot/ asiantuntijapalvelun hankinta tietyissä erityiskysymyksissä.
Porin kaupungin lakisääteisen tilintarkastuksen laajuus on arviolta 120 päivää tilivuodessa. Tarkastuspäivä on pituudeltaan 7,5 h. Tarkastuspäivien määräarvioon sisältyy lakisääteinen tilintarkastus sekä pyydettäessä tilintarkastajan osallistuminen tarkastuslautakunnan kokouksiin sekä yhteistyöneuvotteluihin tarkastustoimen kanssa.
Hankinnassa on arvioitu kokonaistaloudellista edullisuutta. Hankinnan kokonaispistemäärä on 100 pistettä, joista hinnan osuus on 60 pistettä ja toiminnallisten ominaisuuksien osuus 40 pistettä. Hankinnan toiminnallisina ominaisuuksina on arvioitu tarjoajan esittämää ajankäyttösuunnitelmaa sekä nimetyn tarkastustiimin kokemusta. Kokemusta on mitattu muun muassa vastuunalaiseksi tilintarkastajaksi nimetyn henkilön kokemuksella vastuunalaisena tilintarkastajana toimimisesta vastaavan kokoisissa kunnissa tai kuntayhtymissä.
Esityslistan liitteen 2 mukainen tarjouspyyntö oli nähtävillä HILMA-ilmoituskanavassa 4.10.2018 – 6.11.2018 klo 12.00 välillä. Tarjouspyyntöä koskevat lisätietokysymykset tuli jättää 24.10.2018 klo 12.00 mennessä. Esityslistan liitteen 3 mukaiset vastaukset lisätietokysymyksiin lähetettiin 29.10.2018 ilmoituskanavan kautta. Määräaikaan mennessä jätettiin kaksi tarjousta, jotka olivat molemmat tarjouspyynnön mukaisia. Tarjouspyynnössä mainituilla perusteilla on laadittu esityslistan liitteiden 6 ja 7 mukainen palvelunhankintaa koskeva pisteytys. Pisteytyksen perusteella tehdään valintapäätös.
Saapuneet tarjousasiakirjat ovat nähtävillä kokonaisuudessaan kokouksessa.
Ehdotus
Esittelijä
-
Niko Poskiparta, tarkastuspäällikkö, niko.poskiparta@pori.fi
Tarkastuslautakunta päättää esittää kaupunginvaltuustolle, että:
- Porin kaupungin tilintarkastusyhteisöksi toimikaudeksi 2019-2022 (optio vuosille 2023-2024) valitaan kokonaistaloudellisesti edullisimpana XXX Oy:n, vastuunalaisena tilintarkastajana JHT, HT Tiina Tarkastaja.
- tarkastuslautakunta oikeutetaan hyväksymään tarjoukseen perustuva sopimus kaupungin ja XXX Oy:n välillä
- tarkastuslautakunta oikeutetaan päättämään tilintarkastusta koskevista optiovuosista 2023-2024.
Päätös
Päätösehdotus hyväksyttiin yksimielisesti.